PDBマーケティング株式会社

▼第30回広報PR講座　7月9日（金）
講師：『週刊東洋経済』鈴木 雅幸編集長
http://release.vfactory.jp/event/20100709/

▼第31回広報PR講座　7月21日（水）
講師：『日経トップリーダー』高柳 正盛編集長
http://release.vfactory.jp/event/20100721/

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01　┃　本日のコラム －『 分類するな。検索せよ：超「超」整理法の実践 』－

おはようございます。
PDBマーケティング代表取締役藤田です。
６月も後半に入り、梅雨入りしたということで毎日雨模様です。

今日は情報の整理、管理の課題の実践報告です。
タイトルに挙げた『分類するな。検索せよ』は、｢超｣整理法が
ミリオンセラーになった１５年後、２００８年に野口悠紀夫氏が
情報化の進展を反映させて書き直した、超｢超｣整理法のキャッチです。

野口 悠紀雄 (著) 『超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー』
講談社出版
http://www.p-db.com/cst-0006098-01/0010080/

伝統的な整理の基本である分類と、Googleに代表される情報検索を
対極に置くことでデジタル環境における情報管理術を提起しています。
手法の提起ですが、実は組織改革の扇動です。

私はアナログ書類つまり書類の管理について、｢超｣整理法で提唱された
押し出し方式を10年以上運用してきています。
デジタル化時代の分類から検索への転換として、以下実践しています。

１.Gmail：海外含めて遠隔地、自宅、職場から、蓄積メール履歴を
検索します。PCが違っていても履歴は蓄積されます。
フォルダーによる分類は３つのみで検索です。

２.過去データの参照：メール履歴からの探索が中心です。
2000年から2009年まではoutlook(express含む)を使っていたので、
これを蓄積、検索しています。
確かにいくつかフォルダーを使っていくつか分類していたのですが、結局一括して検索したほうが早いので、
Windows7に移行する時点で、3年間区分での時系列分類のみとしました。

３.新規・既存文書の管理：Windows7の標準環境で階層構造のフォルダーです。
4階層程度で分類しているのですが、思うようにデータが探せません。
「分類するな検索せよ」で｢エクスプローラ｣の検索機能を使うのですが、
期待したようにファイルを拾ってくれません。Googleデスクトップの出番です。
保存場所を気にしなくても、確実に保存ファイルを検索してくれます。
ただこれによって、分類しなくなっていくので、日々フォルダー分類基準が
破壊されています。

４.名刺：スキャナーScanSnap付属の名刺ファイリングOCRで全件入力しています。
スキャナーは３台目、名刺データは約8000件です。
当初は「蓄積」目的で入力だけでしたが、最近は検索のためにキーワードを付加しています。

日経テレコンもいいのですが、高いので躊躇していました。
今は日経新聞が電子版を提供し、記事検索サービスを提供しています。
これも活用させてもらっています。

野口氏は自身の経験をもとに、官僚や大企業の組織では知的奴隷を使うので、こうした工夫は不要といっています。
会議が終われば資料を担当に渡し、必要なときに｢おい、あの資料は？｣
という伝統的な組織の日常的なやり取りです。

デジタル化と情報機器の進化は組織、地位が優劣を決めるのではなく、
アイデアと、参照情報の広さと深さが決定力をもつ時代を開きます。

PDBマーケティングは、未熟であっても一人一人が、創意工夫によって
情報を収集し、自立した活動ができる組織にしたいと考えています。

私も、自立した知的作業者として自分の環境を構築、運営しています。

どうぞ変わらぬご支援をお願いいたします。

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▼プロフィール：
・氏名：藤田　幹夫（ふじた・みきお）59歳
・出身：香川県丸亀市
・出身高校／大学：香川県立丸亀高校／京都大学理学部
・役職：代表取締役
今年度は事業収支の黒字化が課題です。
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